Atención: comienzan a regir nuevas características de las facturas y otros documentos tributarios

Desde hoy, 15 de abril de 2005, comenzaron a regir las nuevas características de las facturas y demás documentos tributarios, respecto de la tercera copia obligatoria que deben tener todos ellos, de los cambios en el recuadro donde va el RUT -cambia de rojo a verde- y sobre la vigencia de los mismos.

Sin embargo, la Dirección Nacional del SII, a través del Nº 4 de la Res. 14 Ex. de este año, fijo un procedimiento transitorio para todos aquellos contribuyentes que a esa fecha posean un stock de documentos timbrados y no usados o documentos aún no autorizados por el SII, que no cumplen las características antes indicadas. En cuanto a su tercera copia, tendrán la posibilidad de usar dichos documentos mediante los siguientes mecanismos:
a) Si el contribuyente tiene documentos timbrados y no utilizados, podrá solicitar al SII la autorización (timbraje) de estas terceras copias, observando el mecanismo regular de timbraje, señalando en el formulario respectivo el tipo de documento de que se trata, y

b) Si el contribuyente posee documentos aún no timbrados, podrá solicitar al SII el timbraje de dichos documentos que no tengan la tercera copia obligatoria, adjuntando en talonarios o cajas aparte, estas terceras copias por la misma numeración, de modo que sean timbradas junto con los talonarios o cajas originales.
Del mismo modo, respecto de aquellas facturas y demás documentos cuyo timbraje se solicite en el SII a partir de 15 de abril de 2005, que no tengan preimpresa su fecha de vigencia de emisión, se permitirá que ésta venga señalada a través de un timbre de goma en todas sus divisionales obligatorias.
Cabe consignar que estos mecanismos transitorios podrán ser utilizados sólo hasta el 30 de septiembre de 2005.

Nuevas características de facturas y otros documentos tributarios

Mediante Res. 14 Ex. (D.O. 12.2.05), la Dirección Nacional del SII estableció nuevas características para las facturas de ventas y servicios, así como también para las facturas de compras, las liquidaciones-factura, las notas de débito, las notas de crédito y las guías de despacho. Estas nuevas características dicen relación con el cambio de color del recuadro donde aparece consignado el RUT y el Nº del documento; con la fecha de vigencia de dichos documentos y con la tercera copia de la factura, exigida por la ley 19.983 y comentada en una entrega anterior, características que pasamos a explicar brevemente.

El Nº 2 de la Res. citada, dispuso el cambio de color del filete del recuadro señalado, de rojo a verde, incluidos los caracteres interiores del mismo, y la mención impresa de la Unidad del SII en la que debe efectuarse el timbraje respectivo, que va inmediatamente debajo de dicho recuadro. Este mismo número prescribe que las Unidades de Timbraje del SII pueden autorizar los documentos que presenten los contribuyentes con la característica antigua, vale decir, con recuadro rojo, hasta el día 30 de septiembre de 2005. Asimismo, estos documentos timbrados con la característica antigua podrán ser emitidos sólo hasta el período tributario de septiembre de 2005, debiendo el excedente no emitido ser inutilizado por los contribuyentes dentro del mes de octubre de ese año, anulándolos uno por uno en forma diagonal, y procediendo a archivarlos y resguardarlos. El incumplimiento de las normas relacionadas con la inutilización de los documentos timbrados obsoletos será sancionado de conformidad con los Arts. 97, Nº 10 y 109 del Código Tributario, según sea el caso.

Por su parte, el Nº 3 de la Res. 14 Ex. preceptúa que toda factura de ventas y servicios, así como también los otros documentos tributarios citados precedentemente, autorizados por el SII mediante el timbraje de los mismos, podrán ser emitidas por el contribuyente hasta el 31 de diciembre del siguiente año en que se materializó el timbraje. Con posterioridad a dicha fecha, tales documentos carecerán de validez tributaria no pudiendo, por ende, ser emitidos por el contribuyente, el que debe proceder a inutilizados dentro del mes de enero siguiente al año en que dejaron de tener validez para ser emitidos. Ahora bien, con el fin que el receptor de las facturas y demás documentos conozca fácilmente si los mismos han sido emitidos válidamente, deberá indicarse en forma preimpresa, a contar del 15 de abril de 2005, tanto en el original como en todas sus divisionales obligatorias, la fecha de vigencia de dichos documentos, bajo el recuadro de color verde, por medio de la siguiente leyenda “FECHA VIGENCIA EMISIÓN HASTA 31.Diciembre.2006” (para el caso de un documento timbrado entre el 15 de abril y el 31 de dicembre de 2005).

Finalmente, cabe consignar que esta Res. entró en vigencia el 12 de febrero de 2005, fecha desde la cual los contribuyentes pueden timbrar documentos que posean las nuevas características relativas al color del recuadro, a la fecha de vigencia y a la tercera copia obligatoria.

Tercera copia de factura

De acuerdo con lo preceptuado por el Art. 1º de la ley 19.983 (D.O. 15.12.04), en toda operación de compraventa o de prestación de servicios, como en aquellas que la ley asimila a tales operaciones, en que el vendedor o prestador del servicio esté sujeto a la obligación de otorgar factura, deberá emitir una tercera copia, sin valor tributario, de la factura original, para los efectos de su transferencia a terceros o de su cobro ejecutivo, según lo dispuesto en dicho cuerpo legal.
Asimismo, conforme lo prescribe el inciso segundo del artículo a que se alude, el vendedor o prestador de servicios deberá dejar constancia, en el original de la factura y en la copia mencionada, del estado de pago del precio o remuneración y, en su caso, de las modalidades de solución del saldo insoluto.

Es importante consignar que las normas de dicha ley serán igualmente aplicables en caso que la factura sea un documento electrónico emitido de conformidad a la ley por un contribuyente autorizado por el SII, según así lo establece el Art. 9º de la misma.
Al tenor de lo dispuesto en su artículo 11 y final, “esta ley entrará en vigencia en el plazo de cuatro meses contados desde su publicación en el Diario Oficial”, esto es, a partir del 15 de abril de 2005.

Cabe agregar que la Dirección Nacional del SII ha precisado los requisitos que debe reunir esta tercera copia exigida en el Nº 1 de la Res. 14 Ex. de 2005 (D.O. 12.2.05).